Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99
info@escom-bpm.com
В системе документооборота ESCOM.BPM помимо типовых процессов электронного документооборота имеются специальные процессы, обеспечивающие автоматизацию работы с различными видами внутренних документов организаций. К одному из таких процессов относится автоматизированный процесс работы с заявками на оплату счетов. Этот процесс обеспечивает комплексную автоматизацию на всех этапах жизненного цикла заявки на оплату. Типовой процесс очень прост и предусматривает электронное согласование счетов на оплату.
В редакциях "Стандартная-ПРОФ" и выше возможности процесса расширены за счёт модуля бюджетирования, который обеспечивает процедуры автоматизированного контроля лимитов по статьям движения денежных средств ЦФО (центров финансовой ответственности)
Решение "Автоматизация заявок на оплату счетов" с модулем бюджетирования доступно в редакции "Стандартная-ПРОФ", "Большой бизнес" и "Корпоративная". В редакции "Стандартная-ДЕЛО" так же имеется процесс согласования счетов, но без модуля бюджетирования. Для того чтобы купить данное решение Вам нужно отправить нам письмо на e-mail sales@escom-bpm.com с указанием основных параметров задачи автоматизации или позвонить по телефону 8-495-255-0099 .
В так же можете купить данное решение самостоятельно в нашем интернет-магазине sales.escom-bpm.com. Для этого нужно поместить в корзину одну серверную лицензию редакции "Стандартная-ПРОФ" и нужное число клиентских лицензий. Затем перейти в корзину и нажать на кнопку "Оформить заказ".
Возможно, что прямо сейчас есть специальные предложения по данному продукту.
Данный автоматизированный процесс обеспечивает решение следующих задач:
Вы можете скачать презентацию "Согласование заявок на оплату счетов".
Для внедрения автоматизированного процесса электронного согласования заявок на оплату необходимо:
Как правило, внедрение модуля автоматизации работы с заявками на оплату счетов, занимает от 2 недель до 2-х месяцев.
Для работы с заявкой на оплату в системе ESCOM.BPM имеется специальная атрибутная карточка заявки. В карточке заявки указывается вид оплаты: наличный или безналичный. Карточку создаёт Инициатор, и если требуется оплатить счёт, то он должен отсканировать счёт и прикрепить его к карточке заявки как файл вложения.
Для автоматического контроля лимитов в карточке заявки нужно указать период лимитов, центр финансовой ответственности и статью движения денежных средств. В системе можно указать связь между ЦФУ и подразделениями. В этом случае при создании карточки заявки на оплату будет автоматически подставляться ЦФУ. Система знает, в каком подразделении числиться Инициатор заявки и по ссылке подставит нужное ЦФУ. В типовой настройке Инициатору разрешено указать другое ЦФУ в карточке заявки на оплату.
Новое: В последней версии программы появилась возможность указывать несколько статей БДДС. Статьи выбираются с привязкой к ЦФУ, указанному в заявке на оплату. По каждой из статей будет автоматически осуществляться контроль лимита. Сумма заявки складывается из сумм всех статей БДДС.
Если указывается вид оплаты "Безналичный", то необходимо указать получателя. Выбор организации - получателя платежа осуществляется из справочника организаций. При этом из карточки организации автоматически заносятся реквизиты получателя в карточку заявки на оплату.
В карточке заявки также указываются параметры платежа, которые автоматически переносятся в карточку платежа системы "1С:Предприятие" (если используется интеграция).
В системе электронного документооборота карточку процесса создаёт Инициатор. Затем он её направляет на согласование по маршруту.
Согласование заявки на оплату осуществляется по заданному маршруту. Маршруты согласования заявок задаются перед началом эксплуатации системы. Так же предусмотрен механизм автоматического формирования схемы согласования: когда Инициатор создаёт карточку заявки, то в схему согласования автоматически подставляется его руководитель (указывается в карточке подразделения) и сотрудник планово-бюджетного управления (финансовый контролёр - указывается в роли Контролёр). В типовой настройке Инициатор заявки не может изменить маршрут. Согласование заявки на оплату может происходить как параллельно несколькими сотрудниками, так и последовательно.
После рассмотрения заявки Утверждающим она либо возвращается Инциатору (заявка на оплату отклонена) или отправляется сотруднику казначейства для оплаты.
Дальнейший маршрут и перегрузка заявки на оплату в систему "1С:Предприятие" зависит от вида оплаты, указанного в карточке заявки:
После внесения Бухгалтером в систему отметки об осуществлении платежа или выдачи наличных денег запускается таймер контроля срока предоставления отчётных документов. После того, как Инициатор отчитается, а Бухгалтер проверит документы процессу присваивается статус "Завершён".
Для учёта и контроля лимитов по статьям ДДС в системе документооборота ведутся справочники: ЦФУ, Статьи ДДС, Периоды, Лимиты. Для каждого ЦФУ указываются статьи ДДС. Лимиты задаются по статьям ДДС в рамках заданного периода. Периоды могут быть произвольные - Вы сами указываете, какой период нужен: год, месяц, квартал, неделя и т.п. или конкретный интервал дат. После того, как лимиты заданы для всех ЦФУ и статей ДДС, можно запускать на согласование заявки на оплату.
В типовой настройке процесса разрешается отправить заявку на согласование с превышением лимита. Инициатору заявки будет выведено окно с предупреждением, а в самой карточке заявки на оплату будет отображаться информация о превышении лимита. Если заявка на оплату идёт без превышения лимита, то она после одобрения согласующими лицами сразу поступает сотруднику казначейства (или бухгалтеру) для оплаты. Если же лимит превышен по одной из статей ДДС, то такая заявка на оплату после её одобрения согласующими лицами поступит на утверждение финансовому директору. В системе ESCOM.BPM имеется возможность в карточке статьи ДДС включить признак "Обязательное утверждение фин. директором". Заявка на оплату, содержащая статью ДДС с таким признаком обязательно поступит на утверждение фин. директору, даже если лимит не превышен.
Если Вам требуется, чтобы заявки на оплату с превышением лимита не отправлялись на согласование, то это решается путём простой настройки маршрута процесса (данная возможность доступна только в редакции "Стандартная" и выше).
Когда заявка на оплату отправляется на согласование, происходит автоматическое резервирование заявленной суммы по каждой из статей ДДС, указанных в заявке. Значения лимитов будут уменьшены на заявленные суммы. Если будет создана ещё одна заявка, то в ней можно будет указать сумму, уже с учётом скорректированного лимита. В случае, если заявка будет отклонена, то зарезервированная сумма по каждой из статей ДДС вернётся в лимит. Если заявка будет оплачена, то зарезервированная сумма будет перенесена в расход - в системе автоматически ведётся учёт расходов по статьям ДДС. До тех пор пока заявка не оплачена, указанная в ней сумма в расход не переноситься.
Реестр платежей в системе электронного документооборота ESCOM.BPM формируется автоматически. Согласованная в электронном виде заявка на оплату автоматически попадает в реестр платежей на дату, указанную в её карточке.
Реестр платежей в системе документооборота может редактировать финансовый контролёр и фин. директор. При работе с реестром платежей доступны следующие действия:
Реестр платежей можно распечатать, выгрузить в файл MS Excel для дальнейшей обработки.
В системе документооборота ведётся только расходная часть платёжного календаря. Платёжный календарь формируется автоматически на основании данных из заявок на оплату. Сформировать отчёт может фин. контролёр или фин. директор.
Данные платёжного календаря можно выгрузить в файл MS Excel для дальнейшей обработки.
Фин. контролёр имеет возможность исключить заявку из реестра платежей. Такая заявка перемещается в журнал "Отложенные заявки". При работе с журналом предоставляются следующие возможности:
Интеграция базируется на стандартных возможностях шлюза, обеспечивающего интеграцию СЭД с системой "1С: Предприятие". В задачи интеграции входит:
Синхронизация информации выполняется как по таймеру (специальному расписанию), так и в режиме on-line по сигналу из процесса.
Новое: Если в заявке на оплату указано несколько статей ДДС, то при перегрузке такой заявки в систему "1С:Предприятие" будет создано несколько платёжных поручений - по числу статей ДДС.