Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99
info@escom-bpm.com
"Если проблема требует множества совещаний, они, в конечном счете, станут важнее самой проблемы."
Закон Хендриксона
Система документооборота ESCOM.BPM содержит готовый процесс для комплексной автоматизации задач, связанных с подготовкой совещания, а также с формированием протокола совещания, его регистрацией и контролем исполнения решений совещания. ESCOM.BPM обеспечивает возможность отказа от бумаг в данном процессе с полным переходом на безбумажный документооборот.
Узнать стоимость программы для автоматизации работы с совещаниями, Вы можете, перейдя по этой ссылке.
Процесс "Протокол совещания" в системе электронного документооборота обеспечивает автоматизацию следующих задач как:
к задачам автоматизации подготовки и проведения совещания относятся:
Смотрите видео курс (часть 1-я) "Электронный документооборот. Подготовка совещания".
к задачам автоматизации работы с протоколом совещания относятся:
Для работы с процессом "Протокол совещания" в системе документооборота предусмотрена специальная карточка, содержащая следующие страницы и разделы:
Система электронного документооборота ограничивает как видимость документа, так и возможность его корректировать участниками процесса, которые являются Ролями процесса. В ходе процесса (маршрут документа) при изменении текущего этапа обработки документа меняются и права доступа Ролей. Для процесса "Протокол совещания" предусмотрены следующие Роли:
Работа с протоколом совещания в СЭД происходит в соответствии с электронным регламентом, определяющим этапы работы, их последовательность, участников и сроки исполнения. В этот регламент так же входят этапы подготовки совещания. Маршрут процесса является настраиваемым, то есть, из него можно исключить этапы или добавить в него новые этапы. Можно так же изменить последовательность этапов. Например, в нашем типовом процессе протокол сначала согласуется, потом регистрируется и только после этого отправляется на подпись. Это сделано для возможности полного отказа от бумаг и использования ЭЦП в данном процессе. Поскольку использование ЭЦП требует, чтобы документ не изменялся после подписания (иначе ЭЦП будет недействительна), то на подписание протокол поступает уже в законченном виде - с номером и датой регистрации. Утверждающий подписывает протокол ЭЦП и документ направляется на исполнение. Если необходимо, то Утверждающего можно включить в последний этап процесса электронного согласования.
После завершения этапа подтверждения участия в совещании автоматически наступает этап "Формирование протокола совещания". Секретарь готовит протокол в автоматизированной системе. В карточку процесса вносятся решения совещания в виде поручений. В карточке поручения указывается ссылка на вопрос повестки дня, а так же исполнитель, срок исполнения и текст поручения.
Видео курс. Формирование протокола совещания. Часть 2.
В СЭД регистрацию протокола выполняет Секретарь. После завершения согласования ему поступает уведомление о необходимости выполнить регистрацию. В карточке процесса имеется специальная страница "Регистрация", на которой размещены компоненты для формирования регистрационного номера, даты регистрации и компоненты для учёта документа. Номера формируются системой автоматически. Возможна раздельная регистрация протоколов совещания по их видам. В этом случае номерация будет вестись отдельно для каждого вида документа.
Смотреть видео курс: Регистрация протокола совещания
После регистрации протокол направляется на подписание Председателю совещания. Он получает в СЭД уведомление. Подписание протокола может выполняться с использованием ЭЦП. Если требуется наличие бумажного документа, то Председатель может его распечатать из системы или это может сделать для него Секретарь. Внести в систему документооборота отметку о подписании протокола совещания за Председателя может Секретарь - это нужно в случае, если Председатель не работает с СЭД, а подписывает бумажные документы.
Видео курс. Подписание протокола совещания в электронном виде. Часть 5
После того, как протокол совещания подписан, он автоматически рассылается в СЭД по списку получателей. Каждый из получателей получает уведомление и поручение о необходимости ознакомиться с документом. Наличие в системе электронных отметок о подтверждении ознакомления с документом, позволяет сократить расходы на бумагу и картриджи, так как не требуется распечатка и копирование большого числа бумажных копий. Так же упрощается процедура ознакомления сотрудников с документом под роспись - все отметки об ознакомлении с документом отображаются в электронной карточке документа.
Наиболее важный этап в работе с протоколом совещания является этап контроля исполнения решений совещания. Для того, что бы контролировать исполнение решений по каждому из вопросов повестки дня совещания в карточке поручения, указывается, к какому из вопросов оно относиться. Поручения доставляются в электронном виде Исполнителям, указанным в карточке поручения. По каждому из решений может возникнуть цепочка поручений. В электронной карточке протокола на странице "Ход исполнения" отображаются в виде иерархического списка все цепочки поручений по исполнению протокола совещания.
Исполненные протоколы совещаний автоматически помещаются в электронный архив документов. Для учёта в карточке документа можно указать дело из номенклатуры дел организации. Электронный протокол совещания будет храниться в базе данных архива документов в соответствии с установленным для него сроком хранения. Этот срок может быть взят из атрибутов дела, в которое помещён документ или срок хранения можно указать непосредственно в карточке архивного документа.
Процесс "Совещание" входит в состав следующих редакций системы ESCOM.BPM: "Стандартная-ДЕЛО", "Стандартная-ПРОФ", "Большой бизнес", "Корпоративная". Информацию о стоимости редакции системы ESCOM.BPM можно узнать на странице "Стоимость лицензий".
Для того чтобы купить данное решение Вам необходимо отправить письмо на e-mail sales@escom-bpm.com или позвонить нам по телефону 8-495-255-0099.