Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами
+7 (495) 255-00-99
info@escom-bpm.com
Формирование документов по шаблонам позволяет облегчить подготовку документов и сократить ошибки, совершаемые сотрудниками. Чтобы сотрудники не создавали документы по принципу "как хочу" необходимо использовать шаблоны документов, а пользователям предоставлять возможность заполнять карточки документов, с набором предопределённых полей. Система документооборота ESCOM.BPM содержит для формирования документов по шаблонам всё необходимое:
Создание нового документа начинается с заполнения карточки. Электронная карточка документа содержит набор полей. В системе может быть много разных карточек, каждая из которых может содержать свой набор полей. Некоторые поля заполняются из справочников системы документооборота, некоторые с клавиатуры. Чем больше полей карточки шаблона будет заполняться из справочников, тем меньше вероятность ошибок.
Реквизиты для заполнения полей карточек хранятся в специальных справочниках базы данных, что позволяет их многократно использовать без повторного ввода с клавиатуры – это намного упрощает процедуру подготовки документов. Например, в базе данных, хранится вся информация по контактам, с которыми ведётся переписка – адреса, фамилии и т.д. Нужные значения программа автоматически находит и подставляет в поля после ввода с клавиатуры нескольких символов.
Для некоторых полей система может запоминать сделанные ранее пользователем выборы и предлагать их для повторного использования. Это так же сокращает время на заполнение карточек.
После того как карточка документа заполнена можно сформировать документ по шаблону. Для этого нужно нажать в карточке на кнопку предварительного просмотра. К карточке может быть привязано несколько шаблонов. В этом случае при нажатии на кнопку предварительного просмотра будет открыт список для выбора нужного шаблона документа.
При формировании документа по шаблону система автоматически подставляет в него значения полей из карточки. Так же возможно подставление полей из любых таблиц базы данных. Например, в карточке был указан Контрагент. В шаблоне можно настроить чтобы в документе отображалось не только название контрагента, но и его реквизиты, адреса, контактная информация и т.д.
В шаблон можно подставлять не только текстовые поля, но и изображения.
Сформированный документ можно распечатать, сохранить в файл PDF или прикрепить к карточке документа, как вложение.
Применять формирование документов по шаблону можно не только при автоматизации делопроизводства, но и для других задач, например, для формирования проектов договоров или других типовых документов.
Сохранённые карточки документов можно просматривать в специальных журналах. В системе ESCOM.BPM для каждого вида документа может быть создан отдельный журнал. Журналы индивидуально настраиваются для отображения документов (сортировки, группировки, фильтры и т.д).
Сохранённую карточку документа можно открыть, отредактировать и распечатать заново. Но если карточку отправить по маршруту, то её уже нельзя будет редактировать. Доступ к просмотру карточки, а так же к изменению карточки сотрудниками можно настраивать. Система электронного документооборота позволяет гибко управлять правами доступа, и если нужно настроить какие-то особые условия (например, кто-то может править, кто-то не может, в зависимости от каких-то условий и т.п.), то это можно настроить в системе.
Читать даее об управлении правами доступа в системе документооборота
Шаблон документа настраивается в специальном конструкторе шаблонов. Конструктор позволяет создавать шаблоны любой структуры и сложности.
Карточка документа настраивается в специальном редакторе (конструкторе). Можно создавать различные виды полей без ограничения.
Редактор таблиц позволяет добавлять в существующие таблицы системы документооборота новые поля. Кроме этого ESCOM.BPM содержит конструктор таблиц базы данных. Так что если имеющихся таблиц недостаточно, то можно создать свои таблицы для хранения полей.
Купить решение "Формирование документов по шаблонам" в интернет-магазине ESCOM.BPM